Cách lập phiếu thu phiếu chi qua tình huống tiền mặt

Trong bài viết này

1. Khi nào lập phiếu thu, khi nào lập phiếu chi?
2. Chọn mẫu phiếu thu phiếu chi phù hợp trước khi điền
3. Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra giao dịch tiền mặt
4. Cách viết phiếu thu theo từng nhóm thông tin
5. Ghi đầu phiếu và người nộp tiền
6. Ghi lý do, số tiền và hồ sơ đính kèm
7. Ví dụ lập phiếu thu khi khách thanh toán công nợ
8. Cách viết phiếu chi và kiểm tra trước khi xuất quỹ
9. Xác định người nhận và nội dung chi
10. Kiểm tra số tiền, tài khoản và phê duyệt
11. Ví dụ lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên
12. Ai ký phiếu và chuyển chứng từ theo thứ tự nào?
13. Ghi sổ quỹ và đối chiếu sau khi lập phiếu
14. Lập phiếu trên Excel và xử lý khi ghi sai
15. Kiểm tra dữ liệu trước khi in phiếu
16. Giữ dấu vết khi phát hiện sai
17. Những câu hỏi thường gặp khi viết phiếu thu chi
18. Có hóa đơn rồi có cần phiếu chi không?
19. Một phiếu có được kèm nhiều chứng từ không?
20. Người nộp hoặc nhận tiền khác tên trên hóa đơn thì sao?
21. Tự kiểm tra một bộ phiếu trước khi lưu

Cách lập phiếu thu phiếu chi là chọn đúng loại phiếu theo tiền mặt nhập hoặc xuất quỹ, ghi đủ thông tin và đối chiếu chứng từ gốc. Sau đó, bạn chuyển ký, thực hiện giao nhận tiền rồi ghi sổ. Số tiền trên phiếu phải khớp số thực tế.

Nếu đang học phần hành tiền mặt và cần tư vấn nội dung thực hành, bạn có thể Chat Zalo 0904 860 899, cho biết mình đang vướng ở bước lập phiếu hay ghi sổ.

Khi nào lập phiếu thu, khi nào lập phiếu chi?

Phiếu thu dùng cho tiền mặt thực tế nhập quỹ; phiếu chi dùng cho tiền mặt thực tế xuất quỹ. Hãy nhìn vào nơi tiền đi qua trước. Khách thanh toán vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp thì giao dịch đó không làm tăng tiền trong két.

Thu công nợ, nhận lại tiền tạm ứng còn thừa hoặc rút tiền ngân hàng về nhập quỹ là những tình huống có thể phát sinh phiếu thu. Chi tạm ứng, thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp bằng tiền mặt là những tình huống cần xem xét lập phiếu chi.

Một khoản bù trừ công nợ cũng không tự tạo ra thu, chi tiền mặt. Nếu khách còn nợ nhưng chưa thanh toán, bạn chưa thể lập phiếu thu để làm sổ đẹp hơn. Chứng từ cần phản ánh giao dịch đã phát sinh, có người thực sự giao nhận tiền.

Phiếu thu không thay hóa đơn. Hóa đơn phản ánh việc bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định liên quan; phiếu thu phản ánh khoản tiền vào quỹ. Ví dụ khách trả một khoản nợ đã ghi nhận trước đó: thu tiền làm giảm phải thu, không phải cứ có phiếu thu là ghi thêm doanh thu.

Chọn mẫu phiếu thu phiếu chi phù hợp trước khi điền

Bạn nên lấy mẫu doanh nghiệp đang sử dụng và xác nhận chế độ kế toán trước khi điền. Trong phạm vi Thông tư 133/2016/TT-BTC, mẫu số 01-TT là phiếu thu, mẫu số 02-TT là phiếu chi. Các ví dụ dưới đây dùng chế độ này cho tiền Việt Nam.

Đối với đơn vị áp dụng chế độ khác, hãy đối chiếu lại mẫu và hệ thống tài khoản của đơn vị. Đừng sao chép phần định khoản chỉ vì bố cục hai tờ phiếu nhìn giống nhau. Mã tài khoản trên phần mềm cũng cần được kiểm tra cùng chính sách kế toán đang áp dụng.

Bảng sau giúp bạn nhận diện các nhóm thông tin trước khi thực hành. Đây là bảng đối chiếu nội dung, không phải một tờ phiếu đầy đủ để ký và sử dụng thay mẫu của doanh nghiệp.

Nhóm thông tin	Nội dung cần kiểm tra
Đầu phiếu	Tên, địa chỉ đơn vị; tên mẫu; ngày lập; quyển và số phiếu
Đối tượng	Họ tên, địa chỉ người nộp hoặc nhận tiền
Giao dịch	Lý do thu hoặc chi; số tiền bằng số và bằng chữ
Căn cứ	Chứng từ kèm theo; tài khoản Nợ, Có
Xác nhận	Chữ ký theo chức danh; phần xác nhận số tiền thực nhận

Giao dịch ngoại tệ còn có nội dung tỷ giá và quy đổi cần xử lý riêng. Bài hướng dẫn này chỉ thực hành giao dịch bằng đồng Việt Nam, tránh gộp thêm bài toán chênh lệch tỷ giá khi bạn mới học điền phiếu.

Chuẩn bị hồ sơ và kiểm tra giao dịch tiền mặt

Trước khi mở mẫu phiếu, bạn cần xác định khoản tiền thuộc giao dịch nào và có hồ sơ gì đi kèm. Thu nợ khách hàng nên nối được với chứng từ bán hàng và sổ công nợ. Chi tạm ứng cần xác định đề nghị, mục đích sử dụng và người được nhận.

Danh tính người trực tiếp giao tiền có thể khác đối tượng đang theo dõi công nợ. Chẳng hạn, nhân viên của khách hàng đến nộp tiền thay công ty. Hồ sơ và diễn giải phải giúp người kiểm tra nhận ra cả người giao tiền lẫn khoản phải thu được thanh toán.

Ngày lập phiếu cần phản ánh việc lập chứng từ thực tế; ngày giao nhận tiền cũng phải rõ nếu có khác biệt. Không lấy ngày hóa đơn điền máy móc cho mọi phiếu. Số phiếu được quản lý theo trình tự của đơn vị để truy lại được, tránh trùng số khi nhiều người cùng nhập liệu.

Cuối bước này, hãy chốt số tiền thực thu hoặc được duyệt chi. Hóa đơn có thể được trả nhiều đợt nên số tiền trên phiếu không nhất thiết bằng toàn bộ giá trị hóa đơn. Đối với hồ sơ điện tử, nên có mã tra cứu hoặc cách lưu giúp tìm lại bản gốc liên quan.

Cách viết phiếu thu theo từng nhóm thông tin

Cách viết phiếu thu là điền từ thông tin đơn vị đến người nộp, nội dung thu và số tiền, rồi kiểm tra phần định khoản cùng hồ sơ đính kèm. Bạn sẽ ít bỏ sót hơn nếu đi theo thứ tự trên mẫu thay vì nhảy ngay tới ô số tiền.

Ghi đầu phiếu và người nộp tiền

Tên và địa chỉ đầu phiếu là của đơn vị lập phiếu. Điền ngày, quyển số và số phiếu theo cách quản lý đã thống nhất. Ví dụ mã PT-001 dùng cho bài tập chỉ là mã minh họa, không phải quy tắc bắt buộc mọi doanh nghiệp phải dùng.

Ô người nộp ghi người thực tế giao tiền. Nếu họ đại diện một tổ chức, bổ sung thông tin tổ chức trong địa chỉ hoặc diễn giải phù hợp với hồ sơ. Không chỉ ghi tên khách hàng trên hóa đơn rồi bỏ qua người đang đứng giao tiền.

Ghi lý do, số tiền và hồ sơ đính kèm

Lý do nên chỉ ra khoản thu và chứng từ liên quan. “Thu một phần công nợ theo hóa đơn ký hiệu, số…” dễ tra cứu hơn “thu tiền hàng”. Phần bằng số, bằng chữ phải cùng giá trị, có đơn vị tiền tệ; kiểm lại trước khi chuyển ký.

Dòng kèm theo ghi số lượng chứng từ gốc theo hồ sơ thực có; có thể bổ sung danh mục để dễ tìm. Phần Nợ, Có trên phiếu thu do kế toán xác định theo bản chất khoản tiền. Đừng mặc định tài khoản đối ứng luôn là doanh thu, vì khoản thu có thể là thu nợ hoặc hoàn tạm ứng.

Ví dụ lập phiếu thu khi khách thanh toán công nợ

Với khoản nợ đã ghi nhận, phiếu thu cần thể hiện số tiền khách thực trả và khoản công nợ được giảm. Ví dụ giả định: doanh nghiệp áp dụng TT 133, khách đang nợ 12 triệu đồng và trả bằng tiền mặt 5 triệu đồng. Công nợ ban đầu đã được hạch toán đầy đủ.

Toàn bộ đối tượng và mã chứng từ trong tình huống này là dữ liệu bài tập. Trên hồ sơ thật, bạn phải thay phần mô tả người nộp bằng họ tên, địa chỉ thực tế đã kiểm tra. Không dùng nguyên nhãn “khách hàng A” để lập chứng từ giao dịch.

Trường trên phiếu thu	Dữ liệu minh họa
Số phiếu	PT-001
Ngày lập, ngày thu	15/10/2026
Người nộp	Người đại diện khách hàng A, theo hồ sơ bài tập
Lý do nộp	Thanh toán một phần công nợ theo hóa đơn số 001 của bài tập
Số tiền (đồng)	5.000.000
Viết bằng chữ	Năm triệu đồng
Định khoản theo TT 133 (đồng)	Nợ TK 1111: 5.000.000; Có TK 131: 5.000.000
Kèm theo	01 chứng từ gốc: hóa đơn điện tử số 001, liên kết trong hồ sơ

Sau khi hoàn tất thu, công nợ khách A còn 7 triệu đồng. Bạn kiểm tra trên sổ chi tiết TK 131 đúng đối tượng, đồng thời kiểm tra tiền mặt tăng 5 triệu đồng. Nếu chỉ xem tổng phát sinh của cả tài khoản, bạn có thể bỏ qua lỗi gắn nhầm khách hàng.

Khoản thu này không phát sinh thêm doanh thu lần nữa. Lỗi thường gặp là chọn nghiệp vụ bán hàng thu tiền thay cho thu nợ, khiến công nợ vẫn treo mà doanh thu bị ghi trùng. Khi gặp tình huống đó, phải xem lại nghiệp vụ đã nhập và hồ sơ gốc trước khi sửa.

Cách viết phiếu chi và kiểm tra trước khi xuất quỹ

Để viết phiếu chi, bạn điền phần thông tin chung tương tự phiếu thu, rồi xác định đúng người nhận và căn cứ duyệt chi trước khi giao tiền. Một đề nghị thanh toán chưa được duyệt không tự động trở thành khoản được xuất quỹ.

Xác định người nhận và nội dung chi

Người nhận tiền là người trực tiếp nhận tiền mặt, còn đối tượng công nợ phụ thuộc nghiệp vụ. Khi nhân viên nhận tạm ứng, phiếu thể hiện nhân viên đó và mục đích tạm ứng. Khi thanh toán cho nhà cung cấp qua người đại diện, hồ sơ cần làm rõ căn cứ nhận tiền thay.

Lý do chi nên đủ để truy ra giao dịch: thanh toán khoản nào, theo đề nghị hoặc chứng từ nào. Tránh ghi riêng “chi tiền” hay “thanh toán”. Mô tả ngắn nhưng rõ sẽ giúp đối chiếu thuận hơn khi người lập phiếu không trực tiếp giải thích hồ sơ.

Kiểm tra số tiền, tài khoản và phê duyệt

Số tiền bằng số và chữ phải khớp khoản đã được duyệt. Phần tài khoản cũng cần xem theo bản chất: trả nợ người bán, chi tạm ứng hay thanh toán chi phí là các nghiệp vụ khác nhau. Chi tạm ứng chưa phải chi phí chỉ vì tiền đã ra khỏi két.

Trước khi chuyển thủ quỹ, kiểm lại người có thẩm quyền ký và nội dung đã điền đủ. Phần người nhận xác nhận đủ tiền gắn với lúc giao nhận thực tế. Đừng yêu cầu họ ký nhận trước trên tờ phiếu còn trống số tiền hoặc chưa được duyệt.

Ví dụ lập phiếu chi tạm ứng cho nhân viên

Khi chi tiền cho nhân viên đi mua hàng theo đề nghị tạm ứng, bạn theo dõi khoản phải quyết toán với nhân viên. Ví dụ giả định: đề nghị TU-001 được duyệt tạm ứng 2 triệu đồng bằng tiền mặt. Doanh nghiệp áp dụng TT 133, chưa ghi nhận chi phí từ khoản ứng này.

Hãy đối chiếu người được ứng với đề nghị đã duyệt trước lúc viết phiếu. Bảng dưới tập trung vào thông tin giao dịch; các trường tên, địa chỉ đơn vị và chữ ký vẫn phải được hoàn thiện trên mẫu thật. Dữ liệu này không phải câu chuyện của một học viên hay doanh nghiệp cụ thể.

Trường trên phiếu chi	Dữ liệu minh họa
Số phiếu	PC-001
Ngày lập, ngày chi	15/10/2026
Người nhận	Nhân viên B theo đề nghị tạm ứng trong bài tập
Lý do chi	Tạm ứng mua vật tư theo đề nghị TU-001 đã duyệt
Số tiền (đồng)	2.000.000
Viết bằng chữ	Hai triệu đồng
Định khoản theo TT 133 (đồng)	Nợ TK 141: 2.000.000; Có TK 1111: 2.000.000
Kèm theo	01 chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng TU-001 đã duyệt

Khoản chi này làm quỹ giảm 2 triệu đồng và sổ chi tiết tạm ứng của nhân viên B tăng cùng số đó. Bạn cần theo dõi việc thanh toán tạm ứng tiếp theo. Phiếu chi chỉ ghi nhận bước giao tiền, chưa kết thúc toàn bộ hồ sơ mua vật tư.

Giả sử sau đó nhân viên nộp lại 500 nghìn đồng còn thừa, khoản tiền thực nhập quỹ cần lập phiếu thu riêng. Bút toán theo TT 133, đơn vị đồng: Nợ TK 1111: 500.000; Có TK 141: 500.000. Phần tiền đã sử dụng được quyết toán dựa trên hồ sơ thực tế, không tự coi tất cả là chi phí hợp lệ.

Ai ký phiếu và chuyển chứng từ theo thứ tự nào?

Người lập, người kiểm tra, người duyệt, thủ quỹ và người giao nhận tiền thực hiện phần xác nhận theo chức danh trên chứng từ. Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, chứng từ chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

Có thể hình dung luồng xử lý thành bốn chặng sau. Phân công cụ thể còn phụ thuộc bộ máy kế toán, ủy quyền hợp lệ và quy trình của doanh nghiệp; không tự ký thay chỉ vì người phụ trách đang vắng mặt.

1. Người lập kiểm tra hồ sơ, điền đủ nội dung và ký phần thuộc trách nhiệm của mình.
2. Bộ phận kế toán kiểm tra; người có thẩm quyền duyệt theo quy trình trước khi chi tiền.
3. Thủ quỹ đối chiếu phiếu, kiểm đếm và thực hiện giao nhận; các bên xác nhận đúng số thực tế.
4. Chuyển bộ hồ sơ để ghi sổ, đối chiếu và lưu; giao liên chứng từ cho bên liên quan theo mẫu áp dụng.

Số liên và cách luân chuyển cần được đối chiếu với hướng dẫn mẫu, quy trình hợp lệ của đơn vị. Khi có nhiều liên, chú ý yêu cầu ký theo từng liên đối với chứng từ chi tiền. Các liên phải thống nhất nội dung; không sửa số tiền ở một liên rồi để các liên còn lại giữ số cũ.

Bản phiếu in từ Excel hoặc phần mềm vẫn cần hoàn tất quy trình xác nhận phù hợp. Một bản PDF có hình chữ ký dán vào chưa đủ để bạn kết luận đó là chứng từ điện tử hợp lệ. Cần kiểm tra cách ký và lưu của đơn vị trước khi sử dụng.

Ghi sổ quỹ và đối chiếu sau khi lập phiếu

Sau giao nhận tiền, thủ quỹ cập nhật sổ quỹ; kế toán ghi sổ tiền mặt và sổ liên quan từ bộ chứng từ đã hoàn tất. Hai bên cần đối chiếu số phát sinh cùng số tồn. Có phiếu trên màn hình chưa có nghĩa tiền đã thực nhận hoặc sổ đã được ghi đúng.

Tồn cuối = tồn đầu + thu − chi. Nối hai tình huống trên thành một bài tập riêng: giả sử quỹ đầu ngày là 8 triệu đồng, trong ngày chỉ thu nợ 5 triệu đồng và chi tạm ứng 2 triệu đồng. Quỹ cuối ngày tính được 11 triệu đồng; chưa bao gồm khoản hoàn ứng phát sinh sau đó.

Không chỉ kiểm phép tính cuối ngày. Bạn nên lần từ số PT-001, PC-001 sang từng dòng sổ, so ngày và số tiền, rồi xem đúng đối tượng công nợ. Tiền quỹ có thể vẫn khớp tổng trong khi khoản thu bị gắn nhầm khách hoặc khoản ứng bị theo dõi nhầm nhân viên.

Tiếp đó, đối chiếu với tiền kiểm đếm thực tế. Nếu sổ thể hiện 11 triệu đồng nhưng trong két khác số đó, phải tìm nguyên nhân trước khi kết luận. Có thể chứng từ chưa được nhập, nhập trùng hoặc giao nhận còn thiếu; mỗi trường hợp cần hồ sơ và cách xử lý tương ứng.

Quỹ âm ở giữa ngày dù cuối ngày vẫn dương là dấu hiệu cần kiểm tra. Hãy xem lại thứ tự phát sinh, số dư đầu và khoản thu còn thiếu. Không đẩy ngày chứng từ hoặc bổ sung một phiếu thu không có giao tiền để che chênh lệch.

Lập phiếu trên Excel và xử lý khi ghi sai

Excel hỗ trợ lấy dữ liệu và in phiếu, nhưng bạn vẫn phải kiểm soát nội dung gốc. Nên dùng một bảng nguồn theo dõi giao dịch rồi đưa dữ liệu sang mẫu in. Nhập lại cùng khoản tiền ở nhiều nơi sẽ làm tăng nguy cơ lệch số.

Kiểm tra dữ liệu trước khi in phiếu

Bảng nguồn nên có ngày, loại phiếu, số phiếu, người giao nhận, lý do, số tiền và thông tin chứng từ kèm theo. Quản lý số phiếu duy nhất cho từng giao dịch; kiểm tra ô ngày không bị lưu thành chuỗi chữ. Các cột thu và chi cần tách rõ.

Khi dùng hàm tra cứu, thử chọn vài số phiếu khác nhau và so lại với bảng nguồn. Phần số tiền bằng chữ phải được đọc lại, kể cả khi tạo tự động. Trước khi in, xem có bị cắt dòng lý do, mất đơn vị tiền hoặc bỏ phần chữ ký hay không.

Giữ dấu vết khi phát hiện sai

Với bản nháp chưa ký, chưa giao tiền và chưa ghi sổ, bạn kiểm tra lại hồ sơ rồi sửa trước khi phát hành. Khi phiếu đã ký hoặc tiền đã giao, cần báo người phụ trách, xác định sai ở chứng từ hay giao dịch thực tế và xử lý theo quy trình phù hợp.

Đối với số đã ghi sổ, không âm thầm xóa rồi tạo lại như chưa có chuyện gì. Hồ sơ xử lý phải giúp truy lại chứng từ liên quan. Cũng không lập phiếu thu bù phiếu chi sai nếu thực tế chẳng có khoản tiền nào được nộp lại quỹ.

Những câu hỏi thường gặp khi viết phiếu thu chi

Các vướng mắc thường nằm ở mối quan hệ giữa phiếu, hóa đơn và người giao nhận. Bạn có thể bắt đầu bằng việc xác định tiền đã đi qua đâu, ai thực sự cầm tiền và hồ sơ nào giải thích khoản thanh toán đó.

Có hóa đơn rồi có cần phiếu chi không?

Việc thực tế xuất quỹ tiền mặt vẫn cần chứng từ chi tiền phù hợp. Hóa đơn và phiếu chi phản ánh những phần khác nhau của giao dịch. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, kiểm tra chứng từ ngân hàng thay vì lập thêm một khoản chi quỹ tiền mặt.

Một phiếu có được kèm nhiều chứng từ không?

Có thể có nhiều chứng từ cùng làm căn cứ cho một khoản thanh toán, tùy hồ sơ và quy trình của đơn vị. Khi đó cần liệt kê đủ, đối chiếu tổng tiền và phần thực trả. Không gộp các lần giao tiền khác nhau chỉ để giảm số tờ phiếu.

Người nộp hoặc nhận tiền khác tên trên hóa đơn thì sao?

Hãy xác định họ giao nhận thay cho ai và dựa vào căn cứ nào. Phiếu cần nhận diện đúng người trực tiếp giao nhận; hồ sơ làm rõ quan hệ với bên thanh toán. Với khoản trả nợ, sổ chi tiết vẫn phải giảm đúng đối tượng công nợ, không đổi đối tượng theo người cầm tiền.

Riêng câu hỏi một khoản chi có được tính vào chi phí hoặc được khấu trừ thuế hay không cần xem đủ điều kiện của giao dịch. Chỉ có phiếu chi và chữ ký chưa đủ để kết luận. Khi làm hồ sơ thuế, phải kiểm tra quy định hiện hành áp dụng cho khoản thanh toán cụ thể.

Tự kiểm tra một bộ phiếu trước khi lưu

Một bộ phiếu sẵn sàng lưu cần truy được từ giao dịch thực tế đến chứng từ, sổ quỹ và sổ kế toán. Bạn hãy thử kiểm theo danh sách dưới đây sau khi đã điền xong, thay vì vừa đọc mẫu vừa bỏ qua những ô chưa biết ghi.

• Loại phiếu đúng với tiền mặt nhập hoặc xuất quỹ; số phiếu không trùng.
• Ngày và người trực tiếp giao nhận khớp giao dịch, có địa chỉ hoặc thông tin nhận diện phù hợp.
• Lý do dẫn được tới khoản thu, chi; hồ sơ kèm theo đủ để kiểm tra.
• Số tiền bằng số khớp bằng chữ, đúng giá trị thực thu hoặc chi.
• Tài khoản và đối tượng chi tiết đúng; chữ ký được hoàn tất đúng trách nhiệm.
• Sổ quỹ, sổ tiền mặt và hồ sơ liên quan đã đối chiếu; chứng từ lưu theo trình tự.

Để tự luyện, bạn có thể thay đổi số tiền khách trả trong ví dụ, viết lại phần bằng chữ rồi tính công nợ còn lại. Sau đó đổi số tạm ứng và tính lại quỹ cuối ngày. Cách luyện này buộc bạn nối nội dung phiếu với ảnh hưởng lên sổ.

Tại Khóa Học Kế Toán Thực Hành Thực Tế, nội dung đào tạo có thực hành trên chứng từ, Excel và MISA. Bạn có thể học trực tiếp tại 193 Nguyễn Xí, phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh hoặc online. Khả năng vận dụng tùy nền tảng và thời gian luyện tập của mỗi người.

Muốn trao đổi lộ trình luyện phần hành tiền mặt, bạn hãy Chat Zalo 0904 860 899 và cho biết mình đã biết định khoản hay mới bắt đầu học cách điền phiếu.