Cách nhập hóa đơn mua hàng trên MISA có nhập kho


Cách nhập hóa đơn mua hàng trên MISA có nhập kho là lập chứng từ tại phân hệ Mua hàng, chọn mua hàng trong nước nhập kho, khai báo hàng và hóa đơn rồi lưu. Hướng dẫn dưới đây dùng MISA SME 2026, kèm ví dụ kiểm tra số lượng, thuế và công nợ.
Bạn đang học nhập chứng từ và cần chọn nội dung thực hành phù hợp? Chat Zalo 0904 860 899, cho mình biết nền tảng kế toán và phiên bản MISA đang dùng.
Hướng dẫn này áp dụng cho MISA SME 2026 cài trên máy tính, với hàng mua trong nước đã nhận vào kho và có hóa đơn đi kèm. Tình huống chính là mua hàng chưa thanh toán. AMIS Kế toán, eShop hay MIMOSA có giao diện và quy trình riêng; bạn cần xác định đúng tên sản phẩm trước khi tìm nút tương ứng.
Điểm cần làm rõ là hàng mua về để làm gì. Hàng hóa mua để bán khác vật liệu mua cho sản xuất, cũng khác dịch vụ sử dụng ngay. Bài tập bên dưới dùng hàng hóa thương mại, nên tài khoản kho là 156; không lấy tài khoản này áp cho mọi hóa đơn đầu vào.
Các bút toán minh họa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giả định doanh nghiệp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tiền thuế trong ví dụ được giả định đủ điều kiện khấu trừ. Dữ liệu thật phải theo chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng, hồ sơ giao dịch và quy định hiện hành.
Trước lúc thao tác, hãy kiểm tra hóa đơn đã được người khác nhập hay lấy từ dịch vụ hóa đơn đầu vào chưa. Tìm theo nhà cung cấp kết hợp số, ký hiệu và ngày hóa đơn. Việc kiểm tra này giúp tránh lập thêm chứng từ cho một lần mua đã ghi nhận.
Chuẩn bị đủ hồ sơ giao nhận và danh mục sẽ giúp bạn nhập chứng từ mua hàng trên MISA liền mạch hơn. Đừng chỉ mở bản thể hiện hóa đơn rồi gõ theo từng dòng: số hàng được lập hóa đơn và số thực nhận có thể cần đối chiếu trước.
Hồ sơ thường cần hóa đơn của bên bán, phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận, cùng thông tin kho nhận. Chứng từ thanh toán được dùng để xác định đã trả tiền hay còn nợ. Đơn mua hàng hoặc hợp đồng, nếu có, giúp kiểm lại đơn giá và điều kiện giao nhận.
Một tờ ghi chú ngắn trước khi nhập cũng hữu ích: nhà cung cấp nào, mặt hàng gì, thực nhận bao nhiêu, đưa vào kho nào. Chỗ chưa khớp phải được làm rõ với bộ phận liên quan. Không tự đổi số lượng thực nhận để tổng tiền giống hóa đơn.
Danh mục nhà cung cấp được khai báo tại Danh mục → Đối tượng → Nhà cung cấp. Hãy tìm đối tượng đã có, đối chiếu mã số thuế và tên trước khi thêm mới. Cùng một người bán bị tách thành hai mã sẽ khiến công nợ nằm ở hai nơi.
Riêng vật tư, hàng hóa, cần kiểm tra mã hàng, tính chất và đơn vị tính. Kho ngầm định hoặc tài khoản ngầm định có thể được phần mềm lấy lên chứng từ, nhưng vẫn phải so lại với lần mua hiện tại. Mã có tên gần giống chưa chắc là cùng mặt hàng.
Kho nhận cần phản ánh nơi hàng thực sự được quản lý. Chọn nhầm kho vẫn có thể cho tổng giá trị toàn doanh nghiệp đúng, trong khi người phụ trách từng kho không đối chiếu được số tồn.
Để nhập hóa đơn mua hàng có nhập kho trên MISA, mở Mua hàng → Mua hàng hóa, dịch vụ → Thêm → Chứng từ mua hàng hóa. Trên chứng từ mới, chọn loại Mua hàng trong nước nhập kho. Đây là thao tác cho tình huống hàng đã nhận vào kho trong bài.
Lựa chọn tiếp theo là phương thức thanh toán và tình trạng hóa đơn. Với ví dụ mua chịu, chọn Chưa thanh toán và Nhận kèm hóa đơn. Kiểm lại các lựa chọn trước khi nhập chi tiết, vì chứng từ mới có thể giữ lựa chọn từ lần nhập trước.
Ba điểm nên nhìn lại ở đầu màn hình:
Chưa thanh toán dùng để theo dõi khoản phải trả cho người bán. Thanh toán ngay cần có căn cứ thanh toán thực tế; phần mềm có thể sinh chứng từ chi tương ứng theo hình thức được chọn. Đừng chọn trả ngay chỉ vì doanh nghiệp dự kiến chuyển khoản trong ngày.
Hai lựa chọn Không kèm hóa đơn và Không có hóa đơn cũng cần phân biệt. Hàng đã về nhưng hóa đơn chưa nhận thuộc nhánh xử lý riêng ở phần sau. Không nên chọn một lựa chọn khác bản chất chỉ để bỏ qua trường đang thiếu.
Thông tin phiếu nhập phải cho biết mua của ai, hàng được ghi nhận khi nào và chứng từ nội bộ mang số nào. Chọn đúng mã nhà cung cấp trước, rồi kiểm tên và địa chỉ được lấy lên. Phần diễn giải nên đủ để người kiểm tra sau nhận ra giao dịch.
Chẳng hạn, diễn giải “Mua hàng hóa A nhập kho chính, chưa thanh toán” dễ tra hơn một câu chung chung như “Mua hàng”. Không cần chép cả nội dung hợp đồng vào ô này. Các tham chiếu đến hồ sơ giao nhận nên giữ theo cách quản lý chứng từ của doanh nghiệp.
Ngày chứng từ và ngày hạch toán là hai thông tin cần kiểm riêng. Ngày hạch toán quyết định thời điểm ghi nhận trên sổ kế toán; ngày hóa đơn lại phản ánh thông tin do người bán lập. Không tự cho các ngày bằng nhau khi hồ sơ thực tế khác nhau.
Số phiếu nhập là số chứng từ nội bộ của đơn vị, còn số hóa đơn do bên bán phát hành. Hai số này không bắt buộc giống nhau. Hãy giữ quy tắc đánh số đang dùng để việc tìm lại chứng từ không bị đứt đoạn.
Trường hợp kỳ cần ghi nhận đã khóa sổ, bạn nên trao đổi với người phụ trách trước khi sửa ngày hoặc mở kỳ. Đổi ngày hạch toán sang tháng khác chỉ để phần mềm cho lưu có thể làm lệch tồn kho và công nợ giữa các kỳ.
Tab Hàng tiền là nơi kiểm từng mặt hàng, kho nhận, số lượng và giá trị mua. Mỗi dòng cần chọn đúng mã hàng trước khi nhập số. Sau đó kiểm tài khoản kho và tài khoản công nợ; các giá trị được điền sẵn chỉ là gợi ý từ thiết lập danh mục.
Thứ tự nhập dễ kiểm là mã hàng → kho → đơn vị tính → số lượng → đơn giá → thành tiền. Trong ví dụ giá mua chưa có thuế, thành tiền hàng được xác định từ số lượng nhân đơn giá. Tiền thuế sẽ kiểm riêng ở bước tiếp theo.
Đơn vị “thùng” và “chiếc” có thể tạo ra chênh lệch rất lớn dù tổng tiền vẫn đúng. Hóa đơn ghi số thùng, nhưng kho theo dõi chiếc thì phải có quy đổi thống nhất. Không chỉ nhìn thấy ô số lượng có số là chuyển sang dòng tiếp.
Mặt hàng dùng đơn vị quy đổi cần được khai báo phù hợp trong danh mục. Với mã đã có phát sinh, tránh tùy tiện đổi đơn vị tính chính; việc này có thể ảnh hưởng các chứng từ liên quan. Ví dụ thứ hai sẽ chỉ rõ cách nhận ra lỗi trước khi chỉnh.
Cuối bảng hàng tiền, kiểm lại từng thành tiền thay vì chỉ đọc tổng cộng. Một dòng thừa và một dòng thiếu có thể bù nhau về tiền. Danh sách hàng vẫn sai, kéo theo tồn kho chi tiết sai khi xuất bán.
Chi phí vận chuyển hay chiết khấu, nếu phát sinh, cần xử lý theo hồ sơ và chức năng phù hợp. Không cộng thêm số lượng hàng để làm tổng tiền đạt mức mong muốn.
Thông tin hóa đơn và tiền thuế cần được nhập đúng theo chứng từ của bên bán, đồng thời phù hợp cách hạch toán của doanh nghiệp. Trong tình huống nhận kèm hóa đơn, hãy hoàn tất phần này trước khi cất chứng từ. Nhập đủ hàng tiền chưa có nghĩa là đã khai báo đủ hóa đơn.
Tab Hóa đơn dùng để kiểm các thông tin như ngày, ký hiệu và số hóa đơn. Tab Thuế chứa thông tin thuế suất, tiền thuế cùng tài khoản thuế liên quan. Một số loại chứng từ hoặc giao diện có thể bố trí thông tin hóa đơn ở tab Thuế; hãy đọc đúng tên trường đang hiện.
Ký hiệu hóa đơn phải được giữ đúng như bản gốc, không gõ theo trí nhớ của tháng trước. Số hóa đơn cần đối chiếu cùng người bán và ngày lập. Chỉ so mỗi số hóa đơn giữa các nhà cung cấp khác nhau thì chưa đủ để xác định trùng.
Đối với tiền thuế, kiểm từng dòng rồi kiểm tổng. Ví dụ có nhiều mặt hàng thì không áp cùng một lựa chọn thuế cho tất cả chỉ vì dòng đầu đã được phần mềm gợi ý. Thuế suất cần dựa vào giao dịch và quy định áp dụng, không suy ra từ bài tập minh họa.
Việc phần mềm cho cất chứng từ không xác nhận khoản thuế đã đủ điều kiện khấu trừ. Người làm kế toán vẫn cần kiểm tính phù hợp của hóa đơn, mục đích mua hàng và hồ sơ thanh toán theo quy định hiện hành. Bài hướng dẫn này tập trung vào nhập liệu, không thay việc kiểm tra hồ sơ thuế.
Ví dụ giả định sau giúp bạn kiểm một hóa đơn mua chịu từ dòng hàng đến khoản phải trả. Doanh nghiệp theo Thông tư 133, kê khai thường xuyên, mua 100 chiếc hàng A để bán. Hàng đã nhận đủ vào kho chính; hóa đơn đã có và chưa thanh toán cho người bán.
Giá mua trước thuế mỗi chiếc là 200 nghìn đồng. Bài tập giả định thuế suất mười phần trăm và đủ điều kiện khấu trừ, không có chiết khấu hay chi phí mua hàng. Đây là dữ liệu tự đặt để luyện thao tác, không phải mức thuế áp dụng chung cho mọi mặt hàng.
Đơn vị tiền trong bảng và bút toán dưới đây là đồng.
| Chỉ tiêu | Giá trị kiểm tra |
|---|---|
| Mã hàng, kho nhận | A, kho chính |
| Đơn vị tính, số lượng | Chiếc, 100 |
| Đơn giá chưa thuế | 200.000 |
| Tiền hàng chưa thuế | 20.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | 2.000.000 |
| Tổng phải trả người bán | 22.000.000 |
Bút toán theo Thông tư 133: Nợ TK 156: 20.000.000; Nợ TK 1331: 2.000.000 / Có TK 331: 22.000.000. Khoản Có 331 phải gắn đúng mã nhà cung cấp của lần mua. Số tăng công nợ của nghiệp vụ này là 22 triệu đồng; số dư cuối của nhà cung cấp còn phụ thuộc công nợ và thanh toán trước đó.
Phép kiểm đầu tiên là 100 × 200.000 = 20.000.000. Phép kiểm tiếp theo là 20.000.000 + 2.000.000 = 22.000.000. Tồn kho tăng 100 chiếc, giá trị hàng nhập là 20 triệu đồng trong các giả định đã nêu.
Giả sử tổng thanh toán vẫn là 22 triệu nhưng bạn nhập toàn bộ vào tiền hàng và để thuế bằng không. Công nợ có thể khớp, còn giá trị kho và số thuế lại sai. Lúc so chứng từ, cần đọc cả cơ cấu tiền hàng–thuế thay vì chỉ kiểm dòng tổng.
Sau khi chọn Cất, cần kiểm tra chứng từ đã được lưu và ghi sổ theo quy trình của đơn vị. Với doanh nghiệp có vai trò Thủ kho sử dụng phần mềm, phiếu có thể cần được thủ kho ghi sổ tại phần đề nghị nhập, xuất kho. Lưu xong chưa phải điểm dừng kiểm tra.
Ở danh sách mua hàng, tìm lại đúng chứng từ vừa lập và mở xem các trường chính. Tiếp đó, đối chiếu nghiệp vụ trên báo cáo kho và công nợ. Khoảng thời gian lọc phải chứa ngày hạch toán; bộ lọc kho hoặc nhà cung cấp cũng phải khớp.
Lấy ví dụ hàng A ở trên làm mốc kiểm:
Tổng số dư trên báo cáo có thể khác các con số này nếu trước đó đã có giao dịch. Hãy so phát sinh của riêng chứng từ, rồi mới kiểm số dư cuối. Sổ Nhật ký chung và sổ cái giúp kiểm thêm bút toán đã vào đúng tài khoản chưa.
Đừng lập thêm một phiếu nhập kho thủ công cho cùng lô hàng khi chứng từ mua hàng đã ghi nhận nhập kho. Tương tự, cần tìm chứng từ chi được sinh từ lựa chọn thanh toán ngay trước khi tạo thêm phiếu chi. Nhập trùng thường bắt đầu từ việc nghĩ mỗi phân hệ phải làm thêm một lần.
Nếu muốn học cách lần từ chứng từ sang sổ kho và công nợ, Chat Zalo 0904 860 899. Mình sẽ tư vấn nội dung thực hành theo phần bạn đang vướng.
Sai đơn vị tính có thể làm số lượng tồn kho sai dù tiền hàng và công nợ đều khớp hóa đơn. Ví dụ giả định doanh nghiệp nhận 10 thùng hàng B, mỗi thùng 12 chiếc, kho theo dõi bằng chiếc. Số thực nhập phải tương đương 120 chiếc.
Tiền hàng chưa thuế là 6 triệu đồng, thuế giả định 600 nghìn đồng; tổng phải trả là 6,6 triệu đồng. Bài tập tiếp tục dùng Thông tư 133, kê khai thường xuyên và phương pháp khấu trừ, giả định thuế đủ điều kiện khấu trừ. Không có chi phí mua hàng.
So sánh sau dùng đơn vị tiền đồng; dòng đơn giá và thành tiền đều là số trước thuế.
| Nội dung | Nhập sai | Nhập đúng theo chiếc |
|---|---|---|
| Đơn vị tính | Chiếc | Chiếc |
| Số lượng | 10 | 120 |
| Đơn giá | 600.000 | 50.000 |
| Thành tiền | 6.000.000 | 6.000.000 |
Dòng sai lấy số thùng đưa vào ô số lượng chiếc, rồi dùng đơn giá theo thùng. Tổng tiền vẫn ra 6 triệu đồng nên rất dễ bỏ sót. Đến khi xuất bán theo chiếc, kho mới lộ chênh lệch giữa sổ và thực tế.
Theo giả định này, bút toán Thông tư 133 là Nợ TK 156: 6.000.000; Nợ TK 1331: 600.000 / Có TK 331: 6.600.000, đơn vị đồng. Bút toán tiền đúng vẫn chưa chứng minh chi tiết số lượng đúng. Cần kiểm riêng phép quy đổi 10 × 12 = 120 chiếc.
Cách xử lý là kiểm cấu hình đơn vị tính rồi sửa chứng từ gốc theo quyền và trạng thái ghi sổ. Trường hợp đơn vị đã khai báo quy đổi chuẩn, có thể nhập theo thùng để phần mềm quy đổi theo thiết lập. Không tạo thêm phiếu nhập 110 chiếc chỉ để bù số thiếu trước khi xác định nguyên nhân.
Hóa đơn nhận sau và hóa đơn nhập từ XML là hai nhánh cần kiểm riêng, vì không phải lúc nào cũng cần tạo mới toàn bộ nghiệp vụ mua hàng. Trước hết, xác định hàng đã được ghi nhận trên phần mềm hay chưa. Một giao dịch được lưu qua nhiều nguồn rất dễ phát sinh trùng.
Nhánh hàng về trước dùng chứng từ mua hàng nhập kho với lựa chọn Không kèm hóa đơn. Đến lúc nhận hóa đơn, tìm chứng từ chưa nhận hóa đơn trong danh sách Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn chuột phải và chọn Nhận hóa đơn. Bổ sung thông tin hóa đơn vào nghiệp vụ đã có, thay vì nhập mua hàng thêm lần nữa.
Phần tiền hàng từng ghi nhận cần được đối chiếu với hóa đơn nhận sau. Có chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và cách điều chỉnh phù hợp với kỳ kế toán. Không mặc nhiên coi việc nhận hóa đơn là một lần nhận thêm hàng.
MISA SME 2026 có tiện ích nhập khẩu từ hóa đơn điện tử. Mở chứng từ cần lập, vào Tiện ích → Nhập khẩu từ Hóa đơn điện tử, chọn nguồn từ tệp và chọn XML phù hợp. Kiểm dữ liệu được lấy lên trước khi cất; tệp PDF bản thể hiện không thay cho XML ở bước này.
Mã hàng của người bán có thể khác mã doanh nghiệp đang quản lý. Nhà cung cấp, kho và tài khoản hạch toán cũng cần đối chiếu lại. Tệp không nhập được thì kiểm định dạng và phiên bản phần mềm; không đổi đuôi PDF thành XML. Tiện ích này cần kết nối internet theo hướng dẫn sản phẩm.
Muốn sửa lỗi sau khi nhập, hãy kiểm bộ lọc và chứng từ liên quan trước khi thêm hoặc xóa dữ liệu. Ghi lại biểu hiện cụ thể: thiếu số lượng kho, thiếu tiền thuế hay sai công nợ. Mỗi biểu hiện dẫn đến một đường kiểm khác nhau.
Trước tiên, so ngày lọc báo cáo với ngày hạch toán, kiểm đúng kho và mã hàng. Sau đó xem loại chứng từ có phải nhập kho và trạng thái ghi sổ đã phù hợp chưa. Đơn vị có thủ kho sử dụng phần mềm cần kiểm thêm bước ghi sổ kho theo phân quyền.
Tính chất mã hàng cũng cần xem lại. Mã dịch vụ không được quản lý tồn kho như hàng hóa thông thường. Phát hiện sai danh mục khi đã có nhiều chứng từ thì nên nhờ người phụ trách kiểm ảnh hưởng trước khi thay đổi cấu hình.
Về phần thuế, kiểm lựa chọn Nhận kèm hóa đơn, thông tin ngày và số hóa đơn, rồi đến dữ liệu trên tab Thuế. Khoảng ngày báo cáo phải phù hợp với chứng từ; cũng cần xem hóa đơn đã được lấy vào kỳ khác chưa. Không sửa ngày hóa đơn gốc cho vừa bộ lọc đang xem.
Thông tin thuế còn thiếu phải được bổ sung từ hồ sơ thật. Một số vấn đề có thể liên quan bản cập nhật phần mềm, nhưng chỉ nên cập nhật theo hướng dẫn hỗ trợ của sản phẩm. Không đổi thuế suất hoặc tài khoản chỉ để báo cáo xuất hiện con số.
Đối chiếu công nợ bắt đầu từ đúng mã người bán và phương thức thanh toán. Kiểm cả trường hợp cùng nhà cung cấp được tạo thành hai mã. Khoản đã trả tiền có chứng từ riêng cũng cần được xem cùng nghiệp vụ mua hàng.
Nghi ngờ trùng thì tìm theo người bán, ký hiệu, số và ngày hóa đơn; mở các chứng từ để xem nguồn lập, phiếu kho và thanh toán liên quan. Chỉ sửa hoặc bỏ bản trùng sau khi xác định bản cần giữ. Với dữ liệu đã khóa sổ, việc điều chỉnh cần qua người phụ trách kế toán.
Một hóa đơn nhập xong cần khớp cả hồ sơ mua hàng lẫn các sổ liên quan. Bạn có thể dùng danh sách ngắn dưới đây trước khi chuyển sang chứng từ mới, nhất là trong những lần đầu thực hành.
Luyện trên dữ liệu học tập nên bắt đầu bằng một hóa đơn đơn giản như ví dụ đầu, rồi mới thêm đơn vị quy đổi hay hóa đơn nhận sau. Sau mỗi lần nhập, tự giải thích số nào thay đổi trên sổ nào. Cách luyện này giúp bạn phát hiện lỗi thay vì chỉ nhớ vị trí nút bấm.
Tại Khóa Học Kế Toán Thực Hành Thực Tế, nội dung đào tạo có kế toán và MISA, học trực tiếp tại 193 Nguyễn Xí, phường Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh hoặc online. Kết quả học tùy nền tảng và thời gian luyện tập của mỗi người.
Cần tư vấn nội dung học để thực hành phần mua hàng và kiểm tra sổ? Gọi 0904 860 899, cho mình biết bạn mới bắt đầu hay đang làm phần hành nào.
Thực hành theo một tình huống cụ thể, tự kiểm tra kết quả và ghi lại những điểm cần làm rõ.
Gợi ý thực hành


Đọc chứng từ, giải thích cách xử lý và đối chiếu số liệu là các bước cần đi cùng nhau. Bạn có thể trao đổi nền tảng và mục tiêu để chọn lộ trình thực hành phù hợp.