Nghiệp vụ kế toán gồm những gì? 8 nhóm việc kèm ví dụ định khoản

Trong bài viết này

1. Nghiệp vụ kế toán là gì?
2. Bảng tóm tắt 8 nhóm nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp
3. Một nghiệp vụ đi qua những bước nào?
4. Nghiệp vụ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
5. Nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả
6. Nghiệp vụ bán hàng, giá vốn và công nợ phải thu
7. Nghiệp vụ kho, công cụ dụng cụ và tài sản cố định
8. Nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương
9. Nghiệp vụ thuế: GTGT, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp
10. Nghiệp vụ cuối kỳ: kết chuyển, khóa sổ, lập báo cáo
11. Người mới nên học các nghiệp vụ này theo thứ tự nào?
12. Câu hỏi thường gặp
13. Nợ có phải lúc nào cũng là tăng không?
14. Nghiệp vụ kế toán là gì?
15. Hạch toán theo Thông tư 99 và Thông tư 133 khác nhau thế nào?
16. Bắt đầu từ đâu nếu bạn muốn làm được cả 8 nhóm?

Nghiệp vụ kế toán gồm những gì trong một doanh nghiệp thương mại, dịch vụ? Có 8 nhóm: tiền, mua hàng, bán hàng, kho và công cụ dụng cụ, tài sản cố định, tiền lương, thuế, nghiệp vụ cuối kỳ. Nghiệp vụ nào cũng đi qua bốn bước: có chứng từ, lên bút toán, vào sổ, rồi kiểm khớp. Ví dụ trong bài theo Thông tư 99/2025, có ghi chú chỗ Thông tư 133 khác.

Bài này viết cho người đang học hoặc mới làm kế toán. Mỗi nhóm có một tình huống có số kèm bút toán, rồi tới chỗ bạn nên mở sổ ra kiểm lại. Số tiền đều là số minh họa.

Nghiệp vụ kế toán là gì?

Một nghiệp vụ kế toán là giao dịch kinh tế đã phát sinh, có chứng từ chứng minh và làm thay đổi tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu hoặc chi phí của doanh nghiệp. Mua hàng hay trích khấu hao đều là nghiệp vụ phải ghi sổ.

Luật Kế toán số 88/2015/QH13 dùng đúng cụm “nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành” khi định nghĩa chứng từ kế toán. Điều 4 của luật giao cho kế toán việc thu thập, xử lý số liệu và cung cấp thông tin. Nói gọn: chưa có chứng từ thì chưa có căn cứ ghi sổ.

Cần tách hai khái niệm hay bị dùng lẫn. Nghiệp vụ là từng giao dịch, ví dụ một hóa đơn mua hàng. Phần hành là mảng việc một người phụ trách, như kế toán kho hoặc kế toán công nợ.

Mỗi phần hành gom nhiều nghiệp vụ cùng loại. Người làm kế toán tổng hợp thì nhìn được cả 8 nhóm và nối chúng lại thành báo cáo; nếu muốn biết vị trí đó làm gì mỗi ngày, bài kế toán tổng hợp là gì nói kỹ hơn.

Bảng tóm tắt 8 nhóm nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp

Tám nhóm các nghiệp vụ kế toán cơ bản là tiền mặt và tiền gửi; mua hàng và công nợ phải trả; bán hàng, giá vốn và công nợ phải thu; kho và công cụ dụng cụ; tài sản cố định; tiền lương; thuế; nghiệp vụ cuối kỳ. Nhóm nào cũng có bộ chứng từ riêng, tài khoản riêng, chỗ đối chiếu riêng.

Nhóm nghiệp vụ	Chứng từ cầm trên tay	Tài khoản hay dùng (TT 99)	Đối chiếu ở đâu
Tiền	Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, sổ phụ ngân hàng	111, 112	Sổ quỹ với tiền thực đếm; sổ 112 với sổ phụ
Mua hàng	Hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho	156 hoặc 152, 1331, 331	Sổ chi tiết công nợ từng nhà cung cấp
Bán hàng	Hóa đơn đầu ra, phiếu xuất kho	131, 511, 33311, 632	Sổ chi tiết 131 từng khách hàng
Kho, công cụ dụng cụ	Phiếu nhập, phiếu xuất, bảng phân bổ	152, 153, 156, 242	Báo cáo xuất nhập tồn với kiểm kê
Tài sản cố định	Hóa đơn, biên bản giao nhận	211, 214	Bảng tính khấu hao với sổ cái 214
Tiền lương	Bảng chấm công, bảng lương	334, 338	Bảng lương với sổ 334
Thuế	Bảng kê hóa đơn, tờ khai	1331, 3331, 3334, 3335	Tờ khai với sổ chi tiết thuế
Cuối kỳ	Bút toán kết chuyển	511, 632, 641, 642, 911	Bảng cân đối số phát sinh

Lưu ý về tên tài khoản: theo Thông tư 99, TK 242 có tên “Chi phí chờ phân bổ” (trước đây là “Chi phí trả trước”), còn TK 112 là “Tiền gửi không kỳ hạn”. Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang theo Thông tư 133/2016/TT-BTC sẽ thấy vài số hiệu khác, phần FAQ cuối bài có so sánh.

Một nghiệp vụ đi qua những bước nào?

Mọi nghiệp vụ đi qua bốn bước: nhận và kiểm tra chứng từ, định khoản ghi Nợ ghi Có, ghi vào sổ Nhật ký chung cùng sổ chi tiết, rồi đối chiếu số dư với chứng từ hoặc với bên ngoài. Bỏ bước đối chiếu là lý do hay gặp khiến số liệu cuối tháng lệch.

Lấy một tình huống để thấy đủ bốn bước. Ví dụ, ngày 03/3 doanh nghiệp mua 50 bộ bàn phím để bán, giá chưa thuế 15.000.000 ₫, thuế GTGT 1.500.000 ₫, chưa trả tiền.

1. Chứng từ: hóa đơn GTGT mua vào cùng phiếu nhập. Kiểm mã số thuế người bán và số lượng nhập có khớp hóa đơn không.
2. Định khoản theo TT 99: Nợ TK 156 15.000.000 ₫, Nợ TK 1331 1.500.000 ₫ / Có TK 331 16.500.000 ₫.
3. Ghi sổ: bút toán vào sổ Nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết 331 của nhà cung cấp và thẻ kho mã bàn phím.
4. Đối chiếu: ngày 20/3 trả bằng chuyển khoản, ghi Nợ TK 331 / Có TK 112 16.500.000 ₫. Sổ chi tiết 331 của nhà cung cấp này phải về 0.

Nếu sổ chi tiết còn số dư, đừng sửa bừa cho tròn.

Hai nguyên nhân hay gặp là nhập trùng một hóa đơn hai lần, hoặc ngân hàng trừ thêm phí chuyển tiền mà bạn chưa ghi. Muốn bước một gọn hơn, hãy xem cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán theo tháng và theo loại.

Nghiệp vụ thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Nhóm tiền ghi mọi khoản thu chi qua quỹ cùng tài khoản ngân hàng, dựa trên phiếu thu chi, ủy nhiệm chi cùng sổ phụ. Theo Thông tư 99, TK 111 cũng như 112 không còn tài khoản cấp 2, nên ví dụ ghi thẳng tài khoản cấp 1.

Thủ quỹ chi, ví dụ, 860.000 ₫ tiền mặt mua giấy và kẹp hồ sơ dùng ngay cho phòng hành chính, không có thuế được khấu trừ. Theo TT 99, bút toán là Nợ TK 642 / Có TK 111 860.000 ₫; nếu cần chi tiết, TT 99 xếp đồ dùng văn phòng vào 6423. Doanh nghiệp theo TT 133 ghi Nợ TK 6422 / Có TK 1111, vì chế độ này vẫn giữ tài khoản cấp 2 của tiền mặt.

Tiền gửi ngân hàng hay lệch ở chỗ nhỏ. Cuối tháng, sổ TK 112 trên phần mềm cao hơn số dư trên sổ phụ đúng 22.000 ₫. Mở sổ phụ ra, bạn thấy một dòng phí chuyển tiền mà ngân hàng tự trừ. Bút toán bổ sung là Nợ TK 642 / Có TK 112 22.000 ₫, chứng từ là sổ phụ hoặc giấy báo Nợ.

Đối chiếu sổ phụ mỗi tháng chỉ cần vài dòng chênh để soát. Để dồn đến cuối năm, bạn sẽ phải dò lại cả trăm dòng.

Nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả

Khi mua hàng, kế toán ghi tăng hàng tồn kho hoặc chi phí, ghi thuế GTGT được khấu trừ và ghi nợ người bán nếu chưa trả. Căn cứ ghi là hóa đơn mua vào kèm phiếu nhập; cuối tháng đối chiếu sổ chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp.

Bút toán quen thuộc nhất của nhóm này là Nợ TK 156, Nợ TK 1331 / Có TK 331. Nếu mua dịch vụ dùng ngay, như thuê vận chuyển, tài khoản Nợ đổi sang 641 hoặc 642 tùy bộ phận dùng. Mua nguyên vật liệu cho sản xuất thì vào 152 thay cho 156.

Trên phần mềm, việc gõ tay bút toán gần như không còn. Ở MISA phân hệ Mua hàng, bạn lập chứng từ mua hàng nhập kho, chọn nhà cung cấp, mã hàng, kho, nhập số lượng với đơn giá, rồi phần mềm tự sinh Nợ 156, Nợ 1331 / Có 331. Việc của kế toán chuyển sang kiểm tra đầu vào: chọn sai mã hàng thì báo cáo xuất nhập tồn lệch, chọn sai kho thì thủ kho không khớp được. Ai muốn tập đúng thao tác này trên dữ liệu mẫu có thể xem lớp thực hành kế toán trên MISA.

Cuối tháng, gửi biên bản đối chiếu công nợ cho các nhà cung cấp lớn. Số họ xác nhận phải khớp số dư Có trên sổ chi tiết 331.

Nghiệp vụ bán hàng, giá vốn và công nợ phải thu

Bán hàng sinh ra hai bút toán: ghi doanh thu và thuế GTGT đầu ra (Nợ 131 hoặc 111, 112 / Có 511, 33311) và ghi giá vốn (Nợ 632 / Có 156). Hàng bị trả lại hay chiết khấu thương mại được ghi riêng, tùy chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Tiếp tục lô bàn phím trong ví dụ. Ngày 12/3 doanh nghiệp bán chịu 30 bộ, giá bán chưa thuế 450.000 ₫ một bộ, giá vốn 300.000 ₫ một bộ.

• Doanh thu: Nợ TK 131 14.850.000 ₫ / Có TK 511 13.500.000 ₫, Có TK 33311 1.350.000 ₫.
• Giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 156 9.000.000 ₫.

Giả sử khách trả lại 2 bộ lỗi trước khi thanh toán. Theo TT 99, doanh thu hàng bán bị trả lại ghi vào TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: Nợ TK 521 900.000 ₫, Nợ TK 33311 90.000 ₫ / Có TK 131 990.000 ₫. Hàng nhập lại kho: Nợ TK 156 / Có TK 632 600.000 ₫. Khách chuyển khoản phần còn lại 13.860.000 ₫: Nợ TK 112 / Có TK 131. Cuối kỳ, số trên 521 được kết chuyển sang 511 để ra doanh thu thuần.

Thông tư 133 không có TK 521. Doanh nghiệp theo chế độ này ghi thẳng Nợ TK 511 thay cho 521. Trước khi định khoản trả hàng, hãy hỏi doanh nghiệp đang theo chế độ nào và mở văn bản gốc ra xem.

Chỗ cần đối chiếu là sổ chi tiết 131 theo từng khách. Khách nợ quá hạn mà sổ không tách riêng từng người thì rất khó đòi.

Nghiệp vụ kho, công cụ dụng cụ và tài sản cố định

Kho theo dõi nhập, xuất, tồn từng mã hàng; công cụ dụng cụ dùng nhiều kỳ được phân bổ dần vào chi phí; tài sản cố định được trích khấu hao hằng kỳ (Nợ 627, 641, 642 / Có 214). Ba nhóm này hay sai ở chỗ chọn đúng bộ phận chịu chi phí.

Giả sử doanh nghiệp mua một máy tính cho phòng kế toán, nguyên giá 18.000.000 ₫, ước dùng 36 tháng, khấu hao đường thẳng. Mỗi tháng trích 500.000 ₫: Nợ TK 642 / Có TK 214. Nếu máy đặt ở cửa hàng cho nhân viên bán hàng dùng, Nợ chuyển sang 641. Theo TT 133, chi phí bán hàng là 6421 và chi phí quản lý là 6422.

Công cụ dụng cụ như bàn ghế văn phòng, dùng trên một kỳ, đi qua TK 153 khi nhập kho rồi xuất dùng sang TK 242 để phân bổ dần. Mỗi tháng ghi Nợ 642 / Có 242 theo bảng phân bổ.

Ở kho, lỗi kinh điển là xuất sai mã. Thủ kho xuất 10 bàn phím loại có dây nhưng phiếu xuất chọn mã không dây.

Tổng giá trị kho có khi vẫn đúng, nhưng báo cáo xuất nhập tồn từng mã lệch, và lần kiểm kê sau bạn sẽ thấy một mã âm, một mã dư. Đối chiếu thẻ kho với số kiểm kê thực tế ít nhất mỗi quý giúp bắt lỗi này sớm.

Nghiệp vụ tiền lương và các khoản trích theo lương

Với lương, kế toán tính lương phải trả theo bảng chấm công, trích bảo hiểm phần doanh nghiệp chịu và phần trừ vào lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân rồi chi trả. Tài khoản chính là 334 và 338; tỷ lệ trích phải theo quy định đang có hiệu lực.

Trình tự thường là: chốt bảng chấm công, lập bảng lương, ghi chi phí lương vào bộ phận sử dụng (Nợ 641, 642 hoặc 622, 627 / Có 334), ghi phần bảo hiểm doanh nghiệp chịu vào chi phí (Có 338), ghi phần trừ vào lương của người lao động (Nợ 334 / Có 338), khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Nợ 334 / Có 3335), cuối cùng chi lương qua 111 hoặc 112.

Tỷ lệ trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn thay đổi theo văn bản từng thời kỳ, nên bài này không ghi con số. Khi làm thật, bạn lấy tỷ lệ trên thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc văn bản hiện hành. Chỗ đối chiếu: tổng cột thực lĩnh trên bảng lương phải bằng số chi ra trên sổ 334 tháng đó.

Nghiệp vụ thuế: GTGT, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp

Mảng thuế là tổng hợp hóa đơn đầu vào, đầu ra để lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT, khai thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ, rồi tạm nộp, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Tờ khai chỉ nên nộp khi từng chỉ tiêu đã khớp sổ kế toán.

Có một phép đối chiếu nên làm trước mỗi kỳ khai. Ví dụ, bảng kê hóa đơn mua vào quý I cộng cột tiền thuế được 4.630.000 ₫, còn sổ chi tiết TK 1331 cùng kỳ có tổng phát sinh Nợ 4.650.000 ₫. Lệch 20.000 ₫.

Lọc từng hóa đơn trên bảng kê so với sổ, bạn tìm ra một hóa đơn nhập tiền thuế 220.000 ₫ thay vì 200.000 ₫. Sửa sổ xong mới lập tờ khai trên HTKK.

Sổ cái mở theo TK 133, nên đối chiếu chi tiết từng hóa đơn phải làm trên sổ chi tiết 1331.

Với thuế thu nhập cá nhân, số đã khấu trừ trên tờ khai cần khớp số dư phát sinh Có của 3335. Kỳ khai tháng hay quý và hạn nộp phụ thuộc quy mô doanh nghiệp; hãy kiểm trên văn bản quản lý thuế còn hiệu lực trước khi nộp. Phần kê khai và quyết toán được dạy riêng trong khóa học kế toán thuế.

Nghiệp vụ cuối kỳ: kết chuyển, khóa sổ, lập báo cáo

Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu và chi phí sang TK 911 để xác định lãi lỗ, khóa sổ, lập bảng cân đối số phát sinh rồi mới lập báo cáo tài chính. Tổng phát sinh Nợ phải bằng tổng phát sinh Có; lệch thì dò lại trước khi lập báo cáo.

Thứ tự kết chuyển theo TT 99: kết chuyển 521 sang 511 trước; sau đó Nợ 511 / Có 911; rồi Nợ 911 / Có 632, 641, 642. Phần chênh lệch trên 911 chuyển sang TK 421 lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, sau khi đã tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Lần đầu lập báo cáo, ví dụ, tổng tài sản cao hơn tổng nguồn vốn 1.800.000 ₫. Bạn mở bảng cân đối số phát sinh, lần lượt soát xem tài khoản nào mang số dư ngược chiều. TK 331 của một nhà cung cấp có số dư Nợ đúng 1.800.000 ₫, do một khoản trả tiền bị ghi hai lần. Xóa bút toán trùng, bảng cân lại.

Phần mềm luôn cho tổng Nợ bằng tổng Có, nên lỗi kiểu này không lộ ra ở bảng tổng. Nó chỉ hiện khi bạn xem từng tài khoản và hỏi: số dư này có hợp lý không?

Người mới nên học các nghiệp vụ này theo thứ tự nào?

Người mới nên đi từ nghiệp vụ tiền và mua bán hàng, nơi chứng từ dễ thấy nhất, sang kho với tài sản, lương, sau cùng là thuế cùng nghiệp vụ cuối kỳ. Học trên một bộ chứng từ xuyên suốt một tháng giúp bạn thấy các nhóm nối với nhau thế nào.

1. Nguyên lý Nợ/Có và cách đọc tài khoản.
2. Tiền, mua hàng, bán hàng trên cùng một bộ chứng từ.
3. Kho, công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
4. Lương, thuế, sau đó kết chuyển để lập báo cáo.

Thứ tự chi tiết hơn cho người vừa học vừa làm có trong bài lộ trình học kế toán tổng hợp cho người đi làm.

Ở trung tâm, gói KT-02A “Thực hành kế toán tổng hợp trên Excel” của khóa học kế toán tổng hợp đi qua năm học phần, từ Nguyên lý kế toán và Kỹ năng ứng dụng AI cho công việc kế toán tới lập sổ tổng hợp, sổ chi tiết và Lập báo cáo tài chính. Gói này có học phí trọn khóa 12.950.000 ₫; đóng đủ một lần còn 7.975.000 ₫, còn nếu đóng trước ½ thì là 9.955.000 ₫. Các mức trên đã gồm VAT 10%, theo bảng học phí cập nhật ngày 19/10/2026. Lớp dạy kèm 1-1, không giới hạn số buổi; bạn chọn nhóm ngày 2-4-6 hay 3-5-7 và một trong 5 ca từ 8h30 đến 21h00, tại 193 Nguyễn Xí, phường Bình Thạnh hoặc online.

Câu hỏi thường gặp

Nợ có phải lúc nào cũng là tăng không?

Không. Nợ là cột trái, Có là cột phải của mỗi tài khoản; tài sản và chi phí như 111, 156, 642 tăng thì ghi Nợ. Với nợ phải trả hay doanh thu như 331, 511, ghi Nợ lại là giảm. Ví dụ trả tiền nhà cung cấp ghi Nợ 331, nghĩa là khoản phải trả giảm xuống.

Nghiệp vụ kế toán là gì?

Đó là giao dịch kinh tế đã xảy ra và có chứng từ, làm thay đổi tài sản, công nợ, vốn, doanh thu hoặc chi phí. Một hóa đơn mua hàng hay bảng lương tháng đều sinh ra nghiệp vụ. Kế toán định khoản từng nghiệp vụ, ghi sổ rồi đối chiếu.

Hạch toán theo Thông tư 99 và Thông tư 133 khác nhau thế nào?

Thông tư 99/2025 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026, thay Thông tư 200/2014. Doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn được dùng Thông tư 133/2016, văn bản này chưa bị thay. Khác biệt hay gặp: TT 99 dùng 111, 112, 511 không cấp 2, còn TT 133 có 1111, 1121, 5111; TT 133 không có 641 và 521.

Bắt đầu từ đâu nếu bạn muốn làm được cả 8 nhóm?

Cách nhanh nhất để nắm 8 nhóm là tự làm trọn một tháng chứng từ, từ phiếu chi đầu tiên đến bảng cân đối số phát sinh. Bạn gọi hoặc nhắn Zalo 0904 860 899 cho mình, nói qua nền hiện tại, phần hành đã làm và ca học tiện, mình gợi ý gói phù hợp.